10 raisons de quitter vos fichiers Excel pour un CRM

Vous vous êtes déjà posé plusieurs fois la question : « est-ce qu’on ne devrait pas investir dans un CRM ? ». Et puis non, vous continuez à utiliser vos fichiers Excel. Après cet article, vous sauterez le pas : voici 10 raisons de quitter Excel pour investir dans un vrai CRM.

On peut en faire des choses avec un fichier Excel. Encore plus avec Google Spreadsheet.

Les commerciaux ont développé des compétences exceptionnelles pour gérer leurs portefeuilles clients et leur prospection commerciale avec Excel.

Ils ont mon respect éternel pour ça.

Mais est-ce encore une solution pertinente ? Ne devriez-vous pas investir (enfin !) dans un CRM digne de ce nom ?

Voici 10 raisons qui vont vous convaincre de sauter le pas !

1. Vous perdez trop de données

Utilisez Excel pour gérer vos clients et vos prospects peut être une bonne idée si vous n’avez que quelques dizaines de contacts. Au-delà de 50, ça devient vite ingérable.

Après ça, il est impossible de consigner, classer et récupérer toutes vos données clients. Vous oubliez des choses et vous perdez nécessairement des ventes à cause de ça.

Et je ne parle pas en revanche des doublons qui pullule dans votre fichier Excel… 😅

2. Vous ne pouvez pas tracker vos contacts

Pour optimiser vos actions de prospection commerciale – autrement dit pour vendre plus vite et plus souvent – vous devez pouvoir identifier ce qui fonctionne le mieux.

Avec Excel, c’est très compliqué.

Comment pouvez-vous déterminer quels sont les éléments déclencheurs les plus courants d’une vente ?

Ce qui nous amène naturellement à la raison suivante.

3. Vous ne pouvez pas appliquer de vrais process commerciaux

Votre contexte est unique et il rend vos prospects uniques.

Pour bien gérer vos prospects et les convertir en clients, vous devez nécessairement définir des process : les séquences d’appels, d’e-mails, les contenus à utiliser pour les maturer etc…

Comment faire tout ça dans un fichier Excel ?

investir dans un CRM pour etre plus productif
Les commerciaux ne passent que 35% de leur temps à vendre ! La faute à Excel ?

4. Vous faites perdre du temps à vos commerciaux

J’ai rédigé un article sur le sujet suite à une étude récente : un commercial ne passe en moyenne que 35% de son temps à vendre.

Vous avez bien lu, 35%.

Renseigner toutes leurs informations dans un CRM leur fait forcément perdre du temps. Je vous encourage à le mesurer pour vous en rendre compte.

C’est d’ailleurs pour cette raison que les commerciaux ne renseignent pas toujours leur compte-rendu de RDV ou ne se chargent pas de mettre à jour les données.

5. Vous faites trop de choses à la mano

Il y a des possibilités d’automatisation avec Excel et Google Spreadsheet mais elles ne sont pas du tout intuitives.

Du coup, vos commerciaux font tout à la mano…

Ils envoient les devis à la mano, les présentations, ils se partagent des documents par e-mail… Ce qui donne forcément lieu à une pluie de reproches quand un document est perdu !

6. Vous ne pouvez pas faire de vrais reportings simplement

Pour optimiser votre développement commercial, vous devez analyser tout un tas de métriques.

Vous devez également pouvoir mesurer facilement les performances de vos commerciaux : le taux de conversion, la durée du cycle de vente etc…

Avec un CRM, vous faites ça en un clic. Et avec votre fichier Excel ?

7. Vos commerciaux ne peuvent pas vraiment collaborer

La collaboration entre les commerciaux est fondamentale pour gagner des clients.

Les commerciaux doivent se partager les informations et être à même de pouvoir prendre le relai sur un dossier. Ils doivent pouvoir remplacer un collègue au pied levé.

Avec vos fichiers Excel, tout ça est très complexe.

Au lieu de ça, vos commerciaux passent un temps monstre à se demander les mêmes informations et à se taper dessus pour un document non-reçu.

Dans ce contexte, vos commerciaux paraissent assez désorganisés aux yeux de vos prospects. Pas top pour conclure !

un mauvais alignement ventes et marketing perte de clients

8. Votre alignement Marketing / Ventes n’est pas au top

Ce n’est pas le sujet, je vais donc faire court ici.

Si l’alignement Marketing/Ventes est un sujet qui vous intéresse, je vous encourage à lire cet article.

Pour faire simple, vos prospects étant toujours plus connectés et autonomes dans leur réflexion d’achat, Marketing et commerciaux doivent collaborer ensemble pour générer des Leads de qualité et les convertir en clients.

Il est notamment important que le Marketing puisse pouvoir suivre en temps réel l’évolution des Leads qu’il transmet aux commerciaux et les récupérer s’ils ne sont pas matures.

Une belle usine à gaz sous Excel !

9. Vos bases Excel ne sont pas sécurisées

On a tous une anecdote d’un commercial autour de nous qui a perdu son ordinateur dans les transports.

Et naturellement, il y avait dedans toutes les informations clients et prospects.

Avec un peu de chances, vous faites des copies de vos bases Excel dans le Cloud. Mais tout ce qui est dans le Cloud peut être piraté et copié.

Ne serait-ce que pour cette raison, vous devriez songer à investir dans un CRM.

10. Votre cycle de vente est de plus en plus long

Toutes les raisons précédentes impactent fortement votre cycle de vente.

Les commerciaux perdent leur temps à remplir Excel plutôt que d’apporter de la valeur aux prospects.

Ils le perdent également à rechercher de l’information et à se la partager.

Les commerciaux n’ont également pas la possibilité de suivre des process précis et de les optimiser en fonction des performances passées.

En clair, vos bases Excel vous coûtent sans doute bien plus que l’investissement dans un CRM.

En sachant qu’il existe des CRM gratuits ultra-performants. Comme le CRM Hubspot :

10 raisons de choisir le CRM Hubspot